Bons de commande
# Introduction
Les bons de commande permettent de commander des pièces auprès de vos fournisseurs et de suivre la réception des marchandises. À la réception, le stock est automatiquement mis à jour et le coût fournisseur est enregistré. La réception partielle est supportée pour les livraisons en plusieurs étapes.
# Caractéristiques principales
- Numéro de commande auto-généré (format PO-YYYYMMDD-NNN)
- Cycle de vie complet : brouillon, envoyé, réception partielle, reçu, annulé
- Réception partielle avec suivi ligne par ligne
- Mise à jour automatique du stock à la réception
- Mise à jour automatique du coût fournisseur
- Recommandation d'achat basée sur les seuils de stock
- Génération de PDF pour envoi au fournisseur
# Cycle de vie d'un bon de commande
| Statut | Description | Actions possibles |
|---|---|---|
| Brouillon | Commande en préparation, modifiable | Modifier, envoyer, supprimer |
| Envoyé | Commande finalisée, envoyée au fournisseur | Réceptionner, annuler, télécharger PDF |
| Partiel | Certaines lignes reçues, d'autres en attente | Réceptionner, annuler, télécharger PDF |
| Reçu | Toutes les lignes entièrement reçues | Télécharger PDF |
| Annulé | Commande annulée | Télécharger PDF |
Brouillon → Envoyé → Partiel → Reçu
↘ ↗
Réceptionner
↘
Annulé
# Créer un bon de commande
- Ouvrez Bons de commande dans la barre latérale
- Cliquez sur Ajouter une commande
- Sélectionnez un fournisseur
- Ajoutez les lignes de produits :
- Sélectionnez un produit
- Indiquez la quantité à commander
- Renseignez le coût unitaire (optionnel)
- Ajoutez une date de livraison prévue et des notes si nécessaire
- Cliquez sur Enregistrer
Le bon de commande est créé en statut Brouillon. Vous pouvez continuer à le modifier.
# Recommandation d'achat
Lors de la création d'un bon de commande, un bouton Suggestions bas stock permet de pré-remplir les lignes automatiquement avec les produits dont le stock est sous le seuil minimum.
Pour chaque produit suggéré, le système affiche :
- La quantité actuelle en stock
- La quantité minimum configurée
- La quantité suggérée à commander (quantité max − quantité actuelle)
- Le fournisseur préféré (si défini)
- Le dernier coût connu
# Modifier un bon de commande
Cliquez sur un bon de commande dans la liste pour ouvrir sa fiche.
Vous pouvez modifier :
- Le fournisseur
- Les lignes de produits (ajouter, retirer, modifier les quantités et coûts)
- La date de livraison prévue
- Les notes
# Envoyer un bon de commande
Lorsque le bon de commande est prêt :
- Ouvrez le bon de commande en statut Brouillon
- Cliquez sur Envoyer
- Confirmez l'envoi
Le statut passe à Envoyé. Le bon n'est plus modifiable. Vous pouvez télécharger le PDF pour l'envoyer à votre fournisseur par courriel ou l'imprimer.
# Réceptionner une commande
Quand les marchandises arrivent :
- Ouvrez le bon de commande (statut Envoyé ou Partiel)
- Cliquez sur Réceptionner
- Un dialog s'ouvre avec les lignes non reçues
- Pour chaque ligne, indiquez :
- La quantité reçue (ne peut pas dépasser la quantité restante)
- Le coût unitaire (optionnel, pour mettre à jour le coût si différent)
- Confirmez la réception
# Ce qui se passe automatiquement à la réception
Pour chaque ligne reçue :
- Le stock du produit augmente de la quantité reçue (si le produit est suivi en inventaire)
- Un mouvement d'inventaire est enregistré (type "Réception bon de commande")
- Le coût fournisseur est mis à jour sur la relation fournisseur-produit
# Réception partielle
Si vous ne recevez pas toutes les lignes ou toutes les quantités :
- Le statut passe à Partiel
- Vous pouvez réceptionner le reste plus tard
- Les quantités déjà reçues sont affichées sur chaque ligne
Le statut passe automatiquement à Reçu quand toutes les lignes sont entièrement reçues.
# Annuler un bon de commande
- Ouvrez le bon de commande
- Cliquez sur Annuler
- Confirmez l'annulation
# Supprimer un bon de commande
Seuls les bons de commande en statut Brouillon peuvent être supprimés.
# Télécharger le PDF
Un PDF du bon de commande est disponible pour tous les statuts sauf Brouillon. Utilisez le bouton de téléchargement dans la liste ou dans la fiche du bon.
Le PDF contient :
- Le numéro de commande
- Les informations du fournisseur
- Les lignes de produits avec quantités et coûts
- Les notes
# Liste des bons de commande
La liste affiche tous vos bons de commande avec :
- Numéro de commande
- Statut (avec code couleur)
- Fournisseur
- Nombre de lignes
- Date de livraison prévue
- Date de création
# Codes couleur des statuts
| Couleur | Statut |
|---|---|
| Gris | Brouillon |
| Bleu | Envoyé |
| Amber | Partiel |
| Vert | Reçu |
| Rouge | Annulé |
# Résumé du flux
| Action | Effet sur le stock |
|---|---|
| Créer un bon de commande | Aucun |
| Envoyer un bon de commande | Aucun |
| Réceptionner des lignes | Stock augmente |
| Annuler un bon de commande | Aucun |
| Supprimer un bon (brouillon) | Aucun |
# Questions fréquentes
Q: Puis-je modifier un bon de commande après l'avoir envoyé? R: Non. Une fois envoyé, le bon est verrouillé. Si une modification est nécessaire, annulez le bon et créez-en un nouveau.
Q: L'annulation d'un bon remet-elle le stock en place? R: Non. L'annulation est administrative. Si des lignes avaient été partiellement reçues, le stock reçu reste en place. Pour corriger le stock, effectuez un ajustement manuel sur le produit.
Q: Comment savoir quels produits commander? R: Utilisez le bouton Suggestions bas stock lors de la création d'un bon de commande. Le système identifie automatiquement les produits sous leur seuil minimum et propose les quantités à commander.
Q: Que se passe-t-il si le coût a changé depuis la commande? R: Lors de la réception, vous pouvez ajuster le coût unitaire de chaque ligne. Le nouveau coût est automatiquement mis à jour sur la relation fournisseur-produit.
Q: Comment gérer une livraison en plusieurs envois? R: Réceptionnez seulement les quantités reçues. Le statut passe à Partiel. Quand le reste arrive, réceptionnez à nouveau. Le statut passe à Reçu quand tout est reçu.