Contrats

Le système de contrats entreprise est conçu pour simplifier la gestion de vos relations commerciales avec les clients professionnels. Il centralise les ententes tarifaires, les conditions de paiement et les limites de crédit, du moment de la négociation jusqu'à l'application automatique sur chaque facture.

# Caractéristiques principales

• Tarifs de main d'œuvre négociés (taux fixe ou pourcentage de réduction)
• Réductions sur les pièces configurable par contrat
• Termes de paiement personnalisés (30, 60, 90 jours)
• Limites de crédit avec suivi en temps réel
• Application automatique des tarifs sur les factures
• Historique des prix figé sur chaque facture (immutabilité)
• Métriques dédiées au tableau de bord

# Créer un contrat

La création d'un contrat s'effectue depuis la fiche client. Dans la section "Contrat actif", cliquez sur le bouton d'ajout pour ouvrir le formulaire de création.

Le formulaire vous guide à travers les informations essentielles. Vous commencez par donner un nom au contrat (ex: "Entente 2024 - Flotte commerciale") et optionnellement une référence externe pour la correspondance avec vos documents internes.

Les dates de début et de fin définissent la période de validité du contrat. Un contrat sans date de fin reste actif indéfiniment. Vous pouvez activer le renouvellement automatique et configurer un rappel quelques jours avant l'expiration.

# Configuration des tarifs

La section tarification offre deux approches pour la main d'œuvre. Vous pouvez soit définir un taux horaire fixe qui remplacera votre tarif standard, soit appliquer un pourcentage de réduction sur votre taux habituel. Le taux fixe a priorité sur le pourcentage si les deux sont renseignés.

Pour les pièces, vous définissez un pourcentage de réduction qui s'appliquera automatiquement à tous les produits facturés. Cette réduction est distincte de celle sur la main d'œuvre, vous permettant des ententes flexibles selon les besoins du client.

Toutes ces valeurs sont figées sur chaque facture au moment de sa création. Si vous modifiez le contrat ultérieurement, les factures existantes conservent les tarifs originaux, garantissant ainsi l'intégrité de votre historique financier.

# Conditions de paiement

Les termes de paiement définissent le délai accordé au client pour régler ses factures. La valeur par défaut est de 30 jours, mais vous pouvez l'ajuster selon vos ententes (ex: 60 ou 90 jours pour les grands comptes).

Lors de la création d'une facture pour un client sous contrat, la date d'échéance est automatiquement calculée selon les termes de paiement. Par exemple, avec un délai de 30 jours et une date d'émission du 15 janvier, l'échéance sera fixée au 14 février. Vous pouvez toujours modifier manuellement cette date si nécessaire.

La limite de crédit vous permet de plafonner le montant total des factures impayées pour ce client. Le système suit automatiquement l'utilisation du crédit et l'affiche dans les métriques du tableau de bord.

# Affichage sur les documents

Une fois le contrat actif, ses informations apparaissent automatiquement sur vos documents de travail. Sur la page du bon de travail, un encadré affiche le nom du contrat et les tarifs négociés applicables, permettant à vos techniciens de connaître les conditions en vigueur.

Sur la facture, les mêmes informations sont visibles, accompagnées des montants calculés selon les tarifs du contrat. La version imprimée inclut également ces détails pour la transparence avec votre client.

# Suivi et métriques

Le tableau de bord principal inclut une section dédiée aux contrats entreprise. Vous y retrouvez en un coup d'œil le nombre de contrats actifs, ceux qui arrivent à expiration dans les 30 prochains jours, et le pourcentage de votre chiffre d'affaires provenant des clients sous contrat.

Les métriques financières tiennent compte des tarifs négociés. Le revenu affiché reflète les montants réellement facturés après application des réductions, vous donnant une vision précise de la rentabilité de vos ententes commerciales.

# Modification et suppression

Pour modifier un contrat existant, accédez à la fiche client et cliquez sur le contrat actif. Le formulaire d'édition s'ouvre avec toutes les valeurs actuelles. Les modifications prennent effet immédiatement pour les nouvelles factures, sans affecter l'historique.

La suppression d'un contrat n'est possible que s'il n'est lié à aucune facture. Si des factures existent, vous pouvez désactiver le contrat en modifiant sa date de fin ou en le marquant comme inactif. Les factures existantes conservent leur référence au contrat pour la traçabilité.

# Un seul contrat actif par client

Le système permet un seul contrat actif par client à la fois. Cette contrainte simplifie la gestion et évite les ambiguïtés lors de la facturation. Pour renouveler ou modifier significativement les conditions, vous pouvez soit modifier le contrat existant, soit le terminer et en créer un nouveau.

# Notifications d'expiration

Pour ne jamais manquer un renouvellement, activez les notifications par courriel dans vos paramètres. Vous recevrez un rappel automatique selon le nombre de jours configuré dans le champ "Rappel avant expiration" de chaque contrat.

Par exemple, avec un rappel de 30 jours et un contrat se terminant le 15 mars, vous recevrez une notification le 13 février vous invitant à contacter votre client pour discuter du renouvellement.

# Astuces

• Référence externe: Utilisez ce champ pour noter le numéro de votre entente papier ou le numéro de bon de commande (PO) du client.
• Rappel d'expiration: Configurez un rappel de 30 à 60 jours pour avoir le temps de renégocier les conditions avant l'échéance.
• Taux fixe vs pourcentage: Privilégiez le taux fixe pour les gros volumes où vous souhaitez un prix garanti, et le pourcentage pour les ententes plus flexibles.

# Questions fréquentes

Q: Les anciennes factures seront-elles affectées si je modifie le contrat? R: Non, les tarifs sont figés sur chaque facture au moment de sa création. Seules les nouvelles factures utiliseront les nouveaux tarifs.

Q: Puis-je avoir plusieurs contrats actifs pour le même client? R: Non, un seul contrat peut être actif à la fois par client. Terminez le contrat actuel avant d'en créer un nouveau.

Q: Comment voir le crédit utilisé par un client? R: Le pourcentage d'utilisation du crédit est visible dans la section Contrats du tableau de bord, sous "Utilisation moyenne du crédit".

Q: Que se passe-t-il si le contrat expire? R: Les nouvelles factures seront créées sans les tarifs négociés. Les factures existantes conservent leurs tarifs originaux.