Le système de bons de travail est conçu pour simplifier la gestion quotidienne de votre atelier mécanique. Il centralise toutes les informations essentielles liées aux interventions sur les véhicules de vos clients, du diagnostic initial jusqu’à la facturation finale.
La création d’un bon de travail s’effectue de manière intuitive depuis plusieurs points d’accès dans l’application. Que ce soit depuis le tableau de bord principal, la liste des bons de travail, ou directement depuis la fiche d’un client, le processus reste identique et guidé.
Le formulaire de création vous accompagne étape par étape. Vous commencez par sélectionner le client, qu’il soit déjà dans votre base de données ou nouveau. Vous renseignez ensuite les informations du véhicule, notamment la marque, le modèle et l’année, ainsi que les métriques importantes comme le kilométrage, la plaque d’immatriculation ou le numéro VIN.
Une fois créé, le bon de travail devient votre outil central de suivi. Les statuts personnalisables vous permettent d’adapter le flux de travail à vos processus internes. Vous pouvez par exemple définir des étapes comme “Diagnostic”, “En attente de pièces”, “En cours” ou “Prêt pour livraison”.
Pour chaque intervention, vous pouvez créer des entrées détaillées qui décrivent les tâches à effectuer, les pièces nécessaires et les services à fournir. Le système de suivi du temps permet à chaque technicien d’enregistrer précisément ses heures de travail par tâche.
La facturation s’intègre naturellement au processus. Une fois les travaux terminés, vous pouvez convertir le bon de travail en facture d’un simple clic. Le système calcule automatiquement les totaux en prenant en compte la main d’œuvre, les pièces utilisées et les taxes applicables selon votre configuration.
La facture générée peut être personnalisée avec votre image de marque et envoyée directement au client par email. Toutes les transactions sont archivées dans l’historique du client, créant ainsi une traçabilité complète des interventions et des paiements.
Un tableau dédié aux tâches et descriptions occupe une position centrale sur la page du bon de travail. Via le bouton d’ajout, un formulaire s’ouvre permettant de documenter chaque intervention. La description saisie reste interne au bon de travail, avec la possibilité de définir un libellé distinct pour la facturation client.
Le formulaire inclut un sélecteur de statut pour le suivi d’avancement et des options de tarification - soit le taux horaire standard de l’atelier, soit un tarif personnalisé. Chaque entrée apparaît ensuite dans le tableau avec ses détails et son statut actualisé.
Le tableau des pièces permet de gérer votre inventaire directement depuis le bon de travail. En cliquant le bouton d’ajout, un formulaire s’ouvre pour sélectionner la pièce et spécifier la quantité nécessaire. Le système applique automatiquement le prix unitaire configuré, calculant le total en fonction de la quantité saisie.
À l’instar des descriptions de tâches, chaque pièce ajoutée apparaît dans le tableau avec ses détails essentiels: référence, quantité et prix total. Le statut associé facilite le suivi des pièces à commander ou déjà disponibles.
Le système de numérotation séquentielle des bons de travail vous offre un contrôle total sur la gestion des identifiants. Vous pouvez définir un numéro de départ personnalisé, par exemple 1200 ou 202401, qui servira de point d’ancrage pour tous les bons suivants. Cette flexibilité permet d’aligner la numérotation avec votre système existant ou de démarrer une nouvelle séquence pour l’année en cours.
La modification du numéro de départ est possible à tout moment depuis les paramètres de votre compte. Le système incrémentera automatiquement chaque nouveau bon de travail à partir du dernier numéro utilisé, garantissant ainsi une séquence continue et sans doublon.
L’impression des bons de travail offre une flexibilité essentielle dans la gestion quotidienne de votre atelier. Chaque bon peut être imprimé dans un format professionnel standardisé qui inclut toutes les informations essentielles: numéro unique, coordonnées client, détails du véhicule et liste des travaux.
Un modèle de bon de travail vierge est disponible en tout temps pour les situations où l’accès au système n’est pas possible. Ce format pré-imprimé assure la continuité de vos opérations même en cas de panne système ou dans les zones de l’atelier sans accès informatique. Les informations peuvent être saisies manuellement puis numérisées ultérieurement dans le système.
Le système offre plusieurs méthodes d’enregistrement du temps de travail. Une icône d’horloge accompagne chaque description de tâche, permettant aux techniciens de démarrer et arrêter leur chronomètre en un clic. Ces enregistrements sont automatiquement associés à la tâche correspondante.
L’édition d’une description permet également d’ajuster manuellement les temps enregistrés si nécessaire. Pour une saisie rapide, un bouton d’action dans l’en-tête du bon de travail permet d’attribuer du temps soit globalement au bon, soit à une tâche spécifique.